UAM KEARSIPAN

00.02 |

Nama : Anwar S

Kelas : KAP 1

Jawaban :

(1.) Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yg dibuat dan diterima oleh lembaga pendidikan. Perushaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

(2.) Fungsi: 1. Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2. Dapat dijadikan bukti2 tertulis apabila terjadi masalah.
3. Dapat dijadikan sbg sarana komunikasi secara tertulis.Ul4. Dapat dijadikan bahan dokumentasi.
5 . Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya.
6. Sebagai alat pengingat.

7. Sebagai alat penyimpanan warkat.
8. Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan.
9. Merupakan bantuan yg berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi.
10. Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
Nilai Guna: * Nilai guna primer yaitu nilai arsip yg didasarkan pd kegunaan untuk kepentingan lembaga / instansi pencipta atau yg menghasilkan arsip.
*Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yg didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/ instansi lain.

(3.) Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip2 berupa text yg ditulis di atas kertas.

* Arsip pandang-dengar merupakan arsip yg dapat dilihat dan didinngar.
* Arsip elektronik,merupakan arsip2 yg disimpan dan diolah di dlm suatu format,dimana hanya komputer yg dpt memprosesnya maka sering dikatakan sbg machine-readable-records.
*Paling sering digunakan sbg pembuktian hukum untuk legalitas ataupun sbg bukti sejarah yaitu ( audio-visual records) dimana arsip ini meliputi foto, film, video, kaset.

(4.) *Sentralisasi yaitu kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dlm satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
* Desentralisasi yaitu sistem kearsipan yg dalam pelaksanaannya unit pengolah menyimpan arsipnya.
* Paling cocok digunakan dilembaga pemerintah daerah dan lembaga pendidikan swasta yaitu sentralisasi.

(5.) Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.

* Sistem abjad
* Sistem masalah
* Sistem nomor

* Sistem tanggal
* Sistem tanggal
* Sistem wilayah

(6.) 1. Nilai Guna Primer ( N.G administrasi, N.G hukum, N.G keuangan, N.G ilmiah)
2. Nilai Guna Sekunder ( N.G pembukaan, N.G informasi)
3. Berdasarkan Sifat ( Arsip tertutup, Arsip terbuka)
4. Berdasarkan Tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya.
5. Berdasarkan Keasliannya (Arsip asli, tembusan, salinan dan petikan)
6. Berdasarkan Subyeknya.
7. Berdasarkan Bentuk dan wujudnya.
8. Berdasarkan sifat kepentingannya.
* pada saat terjadi bencana ( alam maupun buatan manusia)

(7.) #Tahap pertama => proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas,film tape atau media lainnya.

#Tahap kedua =>tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan.

#Tahap ketiga =>terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif.

#Tahap keempat =>tahap penyusutan dan jadwal retensi arsip.penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenan dengan habisnya " masa simpan " arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif.

(8.) * Pemindahan => Memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan berdasarkan jadwal retrnsi arsip secara teratur dan tetap.

* Pemusnahan => Aktivitas menghancurkan arsip yg sudah telah habis guna.

* Penyerahan => Menyerahkan arsip yg memiliki nilai guna sbg bahan pertanggungjawaban.

(9.) 1. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yg dipergunakan untuk menyimpan arsip.

2. Folder, yaitu lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yg gunanya untuk menyimpan atas menempatkan arsip.

3. Guide, yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yg dipergunakan sbg petunjuk.

4. Filing cabinet, yaitu perabot kantor betbentuk persegi empat panjang yg diletakkan secara vertikal dipergunakan untuk menyimpan berkas2 atau arsip.

5. Box file, yaitu kotak yg dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat).

6. Rotary filling, yaitu peralatan yg dpt berputar.

7. Cardex, yaitu alat yg dipergunakan untuk menyimpan arsip yg berupa kartu dgn mempergunakan laci2 yg dpt ditarik keluar memanjang.

8. A modern organization is an information based organization adalah oraganisasi based organisasi yang bertumpu pada informasi.

(10.) 1.200 Kg X 120 = 144.000 Kg